Pełną księgowość prowadzi się w oparciu o księgi rachunkowe (handlowe). Zdefiniować je można jako chronologiczne zestawienie zapisów księgowych, obejmujących obroty i salda, a także wykaz aktywów i pasywów. Jest to więc inaczej ewidencja przychodów i kosztów, zawierająca prawidłowe informacje o wszystkich zdarzeniach gospodarczych danego okresu.

Tworzą je:

  • księgi pomocnicze – zawierają zapisy, które uzupełniają i uszczegóławiają księgę główną, prowadzone są w szczególności m.in. dla środków trwałych, rozrachunków z pracownikami i kontrahentami,
  • zestawienie obrotów i sald kont (bilans próbny) – pokazuje i podsumowuje obroty oraz salda na wszystkich kontach w planie kont przedsiębiorstwa,
  • wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) - potwierdzony ich inwentaryzacją sporządzają jednostki, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą,
  • dziennik – czyli chronologiczny zapis zdarzeń dotyczących konkretnego okresu sprawozdawczego, kolejno numerowanych i powiązanych z odpowiednimi dowodami księgowymi,
  • księga główna – czyli zbiór wszystkich kont syntetycznych, które wykorzystuje podmiot do rejestracji zdarzeń gospodarczych na ogólnym poziomie.

Zasadą jest, że księgi rachunkowe trzeba prowadzić w siedzibie firmy w polskiej walucie oraz polskim języku. Na podstawie obowiązujących przepisów można to zadanie scedować, np. na biuro rachunkowe. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, to trzeba o tym poinformować urząd skarbowy oraz zapewnić w każdej chwili dostęp do dokumentów w celu kontroli.

Znowelizowana ustawa o rachunkowości dopuszcza prowadzenie ksiąg rachunkowych przez podmioty zagraniczne. W tym przypadku muszą one mieć siedzibę na terenie:

  • państw członkowskich Unii Europejskiej,
  • Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu,
  • krajów, które zawarły z członkami Wspólnoty Europejskiej umowę dotyczącą swobody świadczenia usług.

Wybór tej opcji nie zwalnia z obowiązku powiadomienia o tym urzędu skarbowego. Wówczas przedsiębiorca ma na to 15 dni i musi dodatkowo zapewnić dostęp do ksiąg i dowodów księgowych na wypadek kontroli. 

 

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?


Dla osób, które są dopiero na starcie swojej działalności, korzystniejsze niż księgi rachunkowe mogą okazać się księgi przychodów i rozchodów. Z kolei do prowadzenia tzw. pełnej księgowości, zobligowani są przedsiębiorcy, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w poprzednim roku obrotowym wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro.

Ten obowiązek dotyczy:

  • spółek handlowych – osobowych i kapitałowych,
  • osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich – pod warunkiem, że ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy ukształtowały się na poziomie co najmniej 2.000.000 euro,
  • jednostek organizacyjnych, których działalność opiera się na przepisach Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, dotyczących funduszy inwestycyjnych, o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych – bez względu na wysokość osiąganego dochodu,
  • gmin, powiatów, województw i ich związków – czyli również państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe oraz gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe,
  • jednostek, które nie mają osobowości prawnej, poza spółkami cywilnymi, jawnymi i partnerskimi,
  • odziały i przedstawicielstwa przedsiębiorstw zagranicznych,
  • inne jednostki, które otrzymują na realizację swoich zadań dotacje lub subwencje z budżetu państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub funduszu celowego.

Ponadto obowiązkiem przedsiębiorcy prowadzącego księgę rachunkową jest określenie zasad polityki rachunkowości. To dokument, który może być w każdej chwili zaktualizowany.

Istnieje również możliwość dobrowolnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W tym przypadku przedsiębiorcy powinni do końca roku kalendarzowego poinformować o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym przed rozpoczęciem roku podatkowego. Taką opcję umożliwiają przepisy, które weszły w życie od 1 stycznia 2019 r., o dobrowolnym założeniu ksiąg rachunkowych. Zgodnie z nimi podatnicy będą składać zeznania za rok podatkowy, w którym księgi te były prowadzone. 

Dzięki dobrowolnemu prowadzeniu ksiąg rachunkowych właściciele i osoby zarządzające daną jednostką mogą uzyskiwać znacznie więcej informacji o jej:

  • majątku,
  • podjętych inwestycjach,
  • należnościach,
  • zobowiązaniach,
  • przychodach,
  • kosztach,
  • wyniku finansowym na poszczególnych obszarach.

Gdy zostanie przekroczony limit 2.000.000 euro obrotu w danym roku podatkowym, wówczas trzeba przejść do obowiązkowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w roku następnym.

Zgodnie z polskim prawem księgi rachunkowe przechowuje się przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

 

Kiedy otworzyć, a kiedy zamknąć księgę rachunkową?


To dylemat wielu przedsiębiorców. Zasady prowadzenia tego rodzaju formy rozliczania działalności regulują otwieranie ksiąg rachunkowych w następujący sposób:

  • w ciągu 15 dni od dnia rozpoczęcia działalności,
  • na początku roku obrotowego,
  • w przypadku zmiany formy prawnej,
  • w momencie wszczęcia postępowania upadłościowego i likwidacji przedsiębiorstwa.

Jeśli natomiast chodzi o dzień zamknięcia księgi rachunkowej, to powinno to mieć miejsce:

  • gdy kończy się rok obrotowy,
  • w dniu zakończenia działalności gospodarczej – także w wyniku postępowania upadłościowego lub likwidacji,
  • w ciągu 3 miesięcy od zmiany formy działalności prawnej.

Przejście na pełną księgowość może nastąpić w dowolnym momencie pod warunkiem spełnienia zapisów ustawy o rachunkowości. 

Z naszej strony można liczyć na pomoc w profesjonalnym prowadzeniu księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz pozostałej dokumentacji wymaganej przepisami prawa. Służymy w tym zakresie swoją wiedzą, na bieżąco uzupełnianą o nowe wytyczne oraz doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorstw różnej wielkości.

 

    Please wait...