Czym są Księgi Przychodów i Rozchodów?

Wśród najczęściej wybieranych przez małych przedsiębiorców form prowadzenia ewidencji księgowej jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Służy ona do rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych lub liniowo. Jej celem jest rejestrowanie osiąganych ze sprzedaży przychodów oraz kosztów ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

To najprostszy sposób na to, aby określić np. na koniec miesiąca zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo rozliczyć się z urzędem skarbowym. Ponadto Książka Przychodów i Rozchodów pozwala pozyskiwać informacje na temat bieżącego prosperowania przedsiębiorstwa oraz zweryfikować, czy działa ono efektywnie.

To, jak powinna ona wyglądać, określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansowców w sprawie prowadzenia KPiR. Podatkowa księga przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn, a każda z nich przeznaczona jest na uzupełnianie innych informacji:

• kolumna 1 - zawiera liczbę porządkową, równocześnie opisującą dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu;

• kolumna 2 – wpisuje się tu datę zdarzenia gospodarczego, czyli poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu;

• kolumna 3 – miejsce na numer faktury lub innego dowodu;

• kolumna 4 – tu wpisuje się nazwę podmiotu będącego stroną transakcji;

• kolumna 5 – umieszcza się w niej adresy kontrahentów (dostawców lub odbiorców) z poprzedniej kolumny;

• kolumna 6 - określa rodzaje przychodów lub wydatków;

• kolumna 7 - zawiera wartość sprzedanych towarów i usług;

• kolumna 8 – to miejsce na pozostałe przychody;

• kolumna 9 – tutaj zsumowuje się wartości z kolumn 7 i 8;

• kolumna 10 – wpisuje do niej zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu;

• kolumna 11 - ujmuje się tu koszty uboczne związane z zakupem towarów handlowych i materiałów.

• kolumna 12 - przeznaczona jest do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze) z tytułu umowy o pracę, zlecenie czy dzieło;

• kolumna 13 – to miejsce poświęcone na pozostałe koszty;

• kolumna 14 – oznacza sumę wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.

• kolumna 15 – przeznaczona jest do wpisania ewentualnych zaszłości gospodarczych poza wymienionymi w kolumnach 1-13;

• kolumna 16 - dotyczy kosztów działalności badawczo-rozwojowej;

• kolumna 17 – to miejsce na ewentualne uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2-16.

Kto musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów dotyczy:

• osób fizycznych osiągających dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nieopodatkowanych ryczałtem,

• spółek cywilnych,

• spółek jawnych,

• spółek partnerskich.

Aby móc prowadzić ewidencję w formie KPiR trzeba spełnić podstawowy ustawowy warunek - przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie może przekroczyć równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro (w 2019 r. jest to 8.559.000 zł).

Z kolei z prowadzenia księgi można zostać zwolnionym tylko w szczególnych sytuacjach, takich jak stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą bądź rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności. Stosowny pisemny wniosek składa się w urzędzie skarbowym.

Kiedy i jak założyć Księgę Przychodów i Rozchodów?

Zgodnie z zasadami przyjętymi w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia takiej księgi, założyć się ją powinno w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. W sytuacji, gdy już prowadzimy firmę i zmieniamy formę jej opodatkowania (np. przechodzimy z podatku liniowego na zasady ogólne), wtedy Księgę Przychodów i Rozchodów zaczynamy 1 stycznia nowego roku podatkowego.

O jej założeniu od 1 stycznia 2018 nie trzeba już zawiadamiać urzędu skarbowego. Informację taką w przypadku rejestrowania np. firmy jednoosobowej wpisuje się już we wniosku CEIDG. Księgową ewidencję prowadzi się w miejscu wykonywanej działalności gospodarczej, wskazanym jako siedziba firmy. Można też jej prowadzenie zlecić biuru rachunkowemu. W tym ostatnim przypadku należy jednak pamiętać o tym, że księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro rachunkowe. Z kolei tam, gdzie realizowana jest działalność gospodarcza, musi być prowadzona i przechowywana ewidencja sprzedaży. Nie jest to konieczne tylko wtedy, gdy obroty ewidencjonowane są za pomocą kas fiskalnych.

Ewidencja służąca do księgowania wszystkich przychodów i wydatków nie musi mieć formy papierowej. Księgę można również przechowywać na informatycznych nośnikach danych. Wybór tej formy zależy indywidualnie od przedsiębiorcy.

Zgodnie z przepisami należy ją przechowywać przez 5 lat, a okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku.

Zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów

Co wpisuje się do Książki Przychodów i Rozchodów? Powinny się w niej znaleźć takie pozycje, jak:

• przychody,

• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,

• poniesione wydatki (koszty) związane z prowadzoną działalnością, w tym np. wynagrodzenia,

• koszty prac badawczo-rozwojowych,

• pozostałe wydatki.

Z kolei nie umieszcza się w niej zapisów dotyczących:

• zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów bądź wykonanej usługi,

• kosztów inwestycji w czasie jej realizacji,

• jednorazowej pomocy finansowej (dotacji) na rozpoczęcie działalności gospodarczej,

• wartości dotyczących opakowań zwrotnych.

Wszelkie wpisy do księgi powinny być dokonywane w języku polskim, w walucie polskiej oraz czytelnie, starannie i w sposób trwały. Dodatkowo podatnik musi się wywiązać jeszcze z następującego obowiązku:

• dokonywać wpisy na podstawie prawidłowych dowodów księgowych,

• ponumerować karty księgi i nadać całości formę broszury (zbroszurować).

Jeśli w trakcie prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów pojawią się jakieś błędy, wówczas dopuszczalne są korekty poprzez:

• skreślenie błędnie wpisanej treści i wpisanie nowej, podpisanie się przy poprawce oraz oznaczenie jej daty,

• wpisanie do księgi dowodów korekty błędów.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, na którego nałożony jest obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to możemy Ci pomóc w tym zakresie. Zapewniamy rzetelne ewidencjonowanie wszystkich przychodów i kosztów, jakie związane są z Twoją działalnością gospodarczą.