Czym są Księgi Przychodów i Rozchodów?

Wśród najczęściej wybieranych przez małych przedsiębiorców form prowadzenia ewidencji księgowej jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Czym ona jest? Dla kogo konkretnie jest przeznaczona? Jakie ma zalety? Dlaczego warto i jak w praktyce z niej korzystać? Na te oraz inne pytania dotyczące tego tematu odpowiadamy w poniższym artykule, posiłkując się obowiązującymi przepisami, doświadczeniem zdobywanym przez lata pracy i wiedzą pozyskaną w trakcie działalności.

Forma ewidencji określana jako Księga Przychodów i Rozchodów służy do rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych lub liniowo. Jej celem jest rejestrowanie osiąganych ze sprzedaży przychodów oraz kosztów ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przepisy obejmujące definicję tej formy rozliczenia oraz zasady jej ewidencjonowania zgodnie z jej założeniami zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

To najprostszy sposób na to, aby określić np. na koniec miesiąca zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo rozliczyć się z urzędem skarbowym. Ponadto Książka Przychodów i Rozchodów pozwala pozyskiwać informacji na temat bieżącego prosperowania przedsiębiorstwa oraz zweryfikować, czy działa ono efektywnie. Dzięki temu da się dobrze kontrolować finanse firmy, co umożliwia podejmowanie właściwych decyzji biznesowych. Posiadając szczegółowe informacji fiskalne pozyskane za pośrednictwem KPiR, można uzyskać rzetelny obraz sytuacji ekonomicznej przedsiębiorstwa. To niezwykle istotne w kontekście zarówno opracowywania strategii, jak i kontroli realizacji założonych planów.

To, jak powinna ona wyglądać, określa załącznik nr 1 do wspomnianego rozporządzenia Ministra Finansowców w sprawie prowadzenia KPiR. Podatkowa księga przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn, a każda z nich przeznaczona jest na uzupełnianie innych informacji:

• kolumna 1 - zawiera liczbę porządkową, równocześnie opisującą dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu;

• kolumna 2 – wpisuje się tu datę zdarzenia gospodarczego, czyli poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu;

• kolumna 3 – miejsce na numer faktury lub innego dowodu;

• kolumna 4 – tu wpisuje się nazwę podmiotu będącego stroną transakcji;

• kolumna 5 – umieszcza się w niej adresy kontrahentów (dostawców lub odbiorców) z poprzedniej kolumny;

• kolumna 6 - określa rodzaje przychodów lub wydatków;

• kolumna 7 - zawiera wartość sprzedanych towarów i usług;

• kolumna 8 – to miejsce na pozostałe przychody;

• kolumna 9 – tutaj zsumowuje się wartości z kolumn 7 i 8;

• kolumna 10 – wpisuje do niej zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu;

• kolumna 11 - ujmuje się tu koszty uboczne związane z zakupem towarów handlowych i materiałów.

• kolumna 12 - przeznaczona jest do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze) z tytułu umowy o pracę, zlecenie czy dzieło;

• kolumna 13 – to miejsce poświęcone na pozostałe koszty;

• kolumna 14 – oznacza sumę wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.

• kolumna 15 – przeznaczona jest do wpisania ewentualnych zaszłości gospodarczych poza wymienionymi w kolumnach 1-13;

• kolumna 16 - dotyczy kosztów działalności badawczo-rozwojowej;

• kolumna 17 – to miejsce na ewentualne uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2-16.

Kto musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?

Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów dotyczy:

• osób fizycznych osiągających dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nieopodatkowanych ryczałtem,

• spółek cywilnych,

• spółek jawnych,

• spółek partnerskich.

Aby móc prowadzić ewidencję w formie KPiR trzeba spełnić podstawowy ustawowy warunek - przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie może przekroczyć równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro (w 2019 r. jest to 8.559.000 zł). Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przeliczenia powyższej sumy z euro na polskie złotówki dokonuje się przy uwzględnieniu średniego kursu europejskiej waluty na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego dany rok obrotowy. Jeżeli przychód przekroczy wskazaną kwotę, przedsiębiorstwo będzie zobowiązane do zamknięcia Księgi Przychodów i Rozchodów, aby od następnego roku podatkowego rozliczać się w ramach pełnej księgowości.

Z kolei z prowadzenia księgi można zostać zwolnionym tylko w szczególnych sytuacjach, takich jak stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą bądź rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności. Stosowny pisemny wniosek składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca rejestracji firmy najpóźniej na 30 dni przed pierwszym dniem miesiąca, w którym zwolnienie ma zacząć obowiązywać. Decyzja ma charakter uznaniowy i jest podejmowana indywidualnie po uprzedniej analizie dokumentów przez urzędników skarbowych. Mają oni na odpowiedź 30 dni kalendarzowych od daty złożenia pisma. Co istotne, decyzja nie musi być pozytywna – pracownicy administracji państwowej mają prawo do odmowy i odrzucenia wniosku.

 Do 2018 r. wniosek należało złożyć także w sytuacji, gdy przejście na KPiR stało się obowiązkowe ze względu na spełnienie warunków, które wymuszały zmianę formy rozliczenia podatkowego właśnie na Księgi Przychodów i Rozchodów. W takiej sytuacji pismo trzeba było dostarczyć do właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej urzędu skarbowego w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty, w której powstaje obowiązek stosowania KPiR. Nie jest to już jednak wymagane, ponieważ stosowną informację służby podatkowe otrzymują na podstawie zmian wprowadzonych przez przedsiębiorcę we wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG). Można tego dokonać elektronicznie, przez internet. To znacznie upraszcza cały proces i skraca czas załatwiania formalności.

Z drugiej strony, możliwe jest prowadzenie Ksiąg Przychodów i Rozchodów z wyboru, nawet jeśli dany podmiot nie spełnia warunków, które sprawiają, że musi zacząć się rozliczać w ramach KPiR. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wdrożyć tę formę ewidencji podatkowej dla własnych korzyści. Decydując się na zmianę metody księgowania zdarzeń gospodarczych w firmie, konieczne jest zgłoszenie tej informacji do naczelnika urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.

Odpowiadając na pytanie, co to jest KPiR i dla kogo jest przeznaczona, warto zauważyć, że nie mają z niej prawa korzystać podmioty, które:

• rozliczają się z fiskusem na zasadach zryczałtowanego podatku dochodowego,
• świadczą usługi przewozu osób i towarów tylko taborem konnym,
• sprzedają środki trwałe po zlikwidowaniu działalności gospodarczej,
• świadczą usługi prawnicze wyłącznie w zespole adwokackim.

Kiedy i jak założyć Księgę Przychodów i Rozchodów?

Zgodnie z zasadami przyjętymi w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia takiej księgi, założyć się ją powinno w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. W sytuacji, gdy już prowadzimy firmę i zmieniamy formę jej opodatkowania (np. przechodzimy z podatku liniowego na zasady ogólne), wtedy Księgę Przychodów i Rozchodów zaczynamy 1 stycznia nowego roku podatkowego.

O jej założeniu od 1 stycznia 2018 nie trzeba już zawiadamiać urzędu skarbowego. Informację taką w przypadku rejestrowania np. firmy jednoosobowej wpisuje się już we wniosku CEIDG. Księgową ewidencję prowadzi się w miejscu wykonywanej działalności gospodarczej, wskazanym jako siedziba firmy. Można też jej prowadzenie zlecić biuru rachunkowemu. W tym ostatnim przypadku należy jednak pamiętać o tym, że KPiR wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro rachunkowe. Z kolei tam, gdzie realizowana jest działalność gospodarcza, musi być prowadzona i przechowywana ewidencja sprzedaży. Nie jest to konieczne tylko wtedy, gdy obroty ewidencjonowane są za pomocą kas fiskalnych.

Ewidencja służąca do księgowania wszystkich przychodów i wydatków nie musi mieć formy papierowej. Księgę Przychodów i Rozchodów można również przechowywać na informatycznych nośnikach danych. Wybór tej formy zależy indywidualnie od przedsiębiorcy. Nie da się ukryć, że większość firm stosuje obecnie wyłącznie elektroniczne metody ewidencjowania operacji gospodarczych przy pomocy KPiR. Są one wygodniejsze, bezpieczniejsze i dokładniejsze niż wykorzystywanie tradycyjnego, papierowego sposobu rozliczania się z fiskusem.

Zgodnie z przepisami, Księgę Przychodów i Rozchodów należy przechowywać przez 5 lat, a okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Po tym czasie przedsiębiorca bez żadnych konsekwencji może ją zniszczyć lub usunąć w zależności od tego, w jakiej formie była ona prowadzona.

Zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów

Co wpisuje się do Książki Przychodów i Rozchodów? Powinny się w niej znaleźć takie pozycje, jak:

• przychody,

• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,

• poniesione wydatki (koszty) związane z prowadzoną działalnością, w tym np. wynagrodzenia,

• koszty prac badawczo-rozwojowych,

• pozostałe wydatki.

Z kolei nie umieszcza się w niej zapisów dotyczących:

• zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów bądź wykonanej usługi,

• kosztów inwestycji w czasie jej realizacji,

• jednorazowej pomocy finansowej (dotacji) na rozpoczęcie działalności gospodarczej,

• wartości dotyczących opakowań zwrotnych.

Wszelkie wpisy do Księgi Przychodów i Rozchodów powinny być dokonywane w języku polskim, w walucie polskiej oraz czytelnie, starannie i w sposób trwały. Dodatkowo podatnik musi się wywiązać jeszcze z następującego obowiązku:

• dokonywać wpisy na podstawie prawidłowych dowodów księgowych,

• ponumerować karty księgi i nadać całości formę broszury (zbroszurować).

Jeśli w trakcie prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów pojawią się jakieś błędy, wówczas dopuszczalne są korekty poprzez:

• skreślenie błędnie wpisanej treści i wpisanie nowej, podpisanie się przy poprawce oraz oznaczenie jej daty,

• wpisanie do księgi dowodów korekty błędów.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, na którego nałożony jest obowiązek prowadzenia podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, to możemy Ci pomóc w tym zakresie. Zapewniamy rzetelne ewidencjonowanie wszystkich przychodów i kosztów, jakie związane są z Twoją działalnością gospodarczą. Dzięki wsparciu profesjonalnego i doświadczonego biura rachunkowego zyskujesz czas, ponieważ specjaliści biorą na siebie obowiązki rozliczeniowe Twojej firmy.

Nawiązując z nami współpracę, masz pewność, że Księga Przychodów i Rozchodów jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami, jednocześnie gwarantując Ci szeroki i rzetelny pogląd na sytuację finansową przedsiębiorstwa. Jesteśmy do Twojej dyspozycji niezależnie od wysokości osiąganych dochodów i branży, w której działasz. Skontaktuj się z nami i powiedz, od kiedy potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu KPiR!