Wśród najczęściej wybieranych przez małych przedsiębiorców form prowadzenia ewidencji księgowej jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Służy ona do rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych lub liniowo. Jej celem jest rejestrowanie osiąganych ze sprzedaży przychodów oraz kosztów ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
To najprostszy sposób na to, aby określić np. na koniec miesiąca zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i prawidłowo rozliczyć się z urzędem skarbowym. Ponadto Książka Przychodów i Rozchodów pozwala pozyskiwać informacje na temat bieżącego prosperowania przedsiębiorstwa oraz zweryfikować, czy działa ono efektywnie.
To, jak powinna ona wyglądać, określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansowców w sprawie prowadzenia KPiR. Podatkowa księga przychodów i rozchodów składa się z 17 kolumn, a każda z nich przeznaczona jest na uzupełnianie innych informacji:
-
kolumna 1 - zawiera liczbę porządkową, równocześnie opisującą dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu;
-
kolumna 2 – wpisuje się tu datę zdarzenia gospodarczego, czyli poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu;
-
kolumna 3 – miejsce na numer faktury lub innego dowodu;
-
kolumna 4 – tu wpisuje się nazwę podmiotu będącego stroną transakcji;
-
kolumna 5 – umieszcza się w niej adresy kontrahentów (dostawców lub odbiorców) z poprzedniej kolumny;
-
kolumna 6 - określa rodzaje przychodów lub wydatków;
-
kolumna 7 - zawiera wartość sprzedanych towarów i usług;
-
kolumna 8 – to miejsce na pozostałe przychody;
-
kolumna 9 – tutaj zsumowuje się wartości z kolumn 7 i 8;
-
kolumna 10 – wpisuje do niej zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu;
-
kolumna 11 - ujmuje się tu koszty uboczne związane z zakupem towarów handlowych i materiałów.
-
kolumna 12 - przeznaczona jest do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze) z tytułu umowy o pracę, zlecenie czy dzieło;
-
kolumna 13 – to miejsce poświęcone na pozostałe koszty;
-
kolumna 14 – oznacza sumę wydatków wykazanych w kolumnach 12 i 13.
-
kolumna 15 – przeznaczona jest do wpisania ewentualnych zaszłości gospodarczych poza wymienionymi w kolumnach 1-13;
-
kolumna 16 - dotyczy kosztów działalności badawczo-rozwojowej;
-
kolumna 17 – to miejsce na ewentualne uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2-16.
Kto musi prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów?
Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów dotyczy:
-
osób fizycznych osiągających dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nieopodatkowanych ryczałtem,
-
spółek cywilnych,
-
spółek jawnych,
-
spółek partnerskich.
Aby móc prowadzić ewidencję w formie KPiR trzeba spełnić podstawowy ustawowy warunek - przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie może przekroczyć równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro (w 2019 r. jest to 8.559.000 zł).
Z kolei z prowadzenia księgi można zostać zwolnionym tylko w szczególnych sytuacjach, takich jak stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą bądź rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności. Stosowny pisemny wniosek składa się w urzędzie skarbowym.
Kiedy i jak założyć Księgę Przychodów i Rozchodów?
Zgodnie z zasadami przyjętymi w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia takiej księgi, założyć się ją powinno w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. W sytuacji, gdy już prowadzimy firmę i zmieniamy formę jej opodatkowania (np. przechodzimy z podatku liniowego na zasady ogólne), wtedy Księgę Przychodów i Rozchodów zaczynamy 1 stycznia nowego roku podatkowego.
O jej założeniu od 1 stycznia 2018 nie trzeba już zawiadamiać urzędu skarbowego. Informację taką w przypadku rejestrowania np. firmy jednoosobowej wpisuje się już we wniosku CEIDG. Księgową ewidencję prowadzi się w miejscu wykonywanej działalności gospodarczej, wskazanym jako siedziba firmy. Można też jej prowadzenie zlecić biuru rachunkowemu. W tym ostatnim przypadku należy jednak pamiętać o tym, że księga wraz z dokumentacją powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro rachunkowe. Z kolei tam, gdzie realizowana jest działalność gospodarcza, musi być prowadzona i przechowywana ewidencja sprzedaży. Nie jest to konieczne tylko wtedy, gdy obroty ewidencjonowane są za pomocą kas fiskalnych.
Ewidencja służąca do księgowania wszystkich przychodów i wydatków nie musi mieć formy papierowej. Księgę można również przechowywać na informatycznych nośnikach danych. Wybór tej formy zależy indywidualnie od przedsiębiorcy.
Zgodnie z przepisami należy ją przechowywać przez 5 lat, a okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku.
Zasady prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów
Co wpisuje się do Książki Przychodów i Rozchodów? Powinny się w niej znaleźć takie pozycje, jak:
-
przychody,
-
zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
-
poniesione wydatki (koszty) związane z prowadzoną działalnością, w tym np. wynagrodzenia,
-
koszty prac badawczo-rozwojowych,
-
pozostałe wydatki.
Z kolei nie umieszcza się w niej zapisów dotyczących:
-
zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów bądź wykonanej usługi,
-
kosztów inwestycji w czasie jej realizacji,
-
jednorazowej pomocy finansowej (dotacji) na rozpoczęcie działalności gospodarczej,
-
wartości dotyczących opakowań zwrotnych.
Wszelkie wpisy do księgi powinny być dokonywane w języku polskim, w walucie polskiej oraz czytelnie, starannie i w sposób trwały. Dodatkowo podatnik musi się wywiązać jeszcze z następującego obowiązku:
-
dokonywać wpisy na podstawie prawidłowych dowodów księgowych,
-
ponumerować karty księgi i nadać całości formę broszury (zbroszurować).
Jeśli w trakcie prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów pojawią się jakieś błędy, wówczas dopuszczalne są korekty poprzez:
-
skreślenie błędnie wpisanej treści i wpisanie nowej, podpisanie się przy poprawce oraz oznaczenie jej daty,
-
wpisanie do księgi dowodów korekty błędów.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, na którego nałożony jest obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, to możemy Ci pomóc w tym zakresie. Zapewniamy rzetelne ewidencjonowanie wszystkich przychodów i kosztów, jakie związane są z Twoją działalnością gospodarczą.